Påmelding- og konferanseverktøy
En anskaffelse av et system for administrasjon av møter og større fylkeskommunale arrangementer, vil bidra til at en del av dagens manuelle operasjoner blir digitalisert. Flere kjente systemer håndterer påmelding på flere digitale flater.
Når et arrangement er opprettet og invitasjon sendt ut til aktuelle møtedeltakere/kursdeltakere, ønskes det at det automatisk går en melding tilbake til den påmeldte om at vedkommende er påmeldt, at en får oversikt over øvrige møtedeltakere og tilgang til oppdatert program for arrangementet. Fordeler vi ser med en ny løsning:
• Redusere/fjerne manuelle arbeidsprosesser for administratorer i fylkeskommunen
• Bedre brukeropplevelse ved å kunne betjene påmelding/avmelding selv digitalt
• Økt utnyttelse av teknologi
Aktører
Ansvarlig pådriver
Om anskaffelsen
Fylkeskommunene som inngår i Viken fylkeskommune har i noen år benyttet brukerundersøkelsesverktøy som Questback og Easyfact ved påmelding til kurs, seminarer og konferanser.
Vi ønsker å anskaffe et system som ivaretar kravene til en enkel og brukervennlig påmelding, samtidig som det inneholder en del flere muligheter enn dagens system.
Anskaffelsen gjelder:
• Et nytt påmeldings- og konferansesystem for Viken fylkeskommune som gir nødvendig informasjon om eventer, seminar, konferanser og kurs, og der brukeren enkelt kan melde seg på, samt administrere sin påmelding i systemet.
• Et system som er integrert med fylkeskommunen sitt økonomisystem (Visma fra 01.01.2020)
• Opplæring av noen superbrukere hos Oppdragsgiver.
• Drift- og vedlikehold av løsningen som SaaS (Software as a Service/skytjeneste)
Prosess
Behov
En behovskartlegging ble gjennomført blant ulike utvalgte brukere.
Dialog
Det ble gjennomført en dialogkonferanse med etterfølgende én til én - samtaler med leverandører 10. april 2019.