Digitalt verktøy for administrasjon av skoleskyss
Målsettingen er å anskaffe et verktøy som på en mest mulig rasjonell måte er et verktøy for tids- og kostnadseffektiv saksbehandling, organisering, bestilling og fakturering av skoleskyssen i Telemark. Verktøyet skal håndtere alle skysselever i Telemark, både i grunnskole og videregående skole.
Ansvarlig pådriver
Prosess
Behov
Telemark Fylkeskommune har gjennomført en konseptfase for å utrede behovet for digitale verktøy for administrasjon av skoleskyss. I konseptfasen er det blitt gjennomført arbeidsprosessanalyser, samlet erfaring fra relevante anskaffelser og sett på framtidas behov.
Verktøyet for administrasjon av skoleskyss bør være oversiktlig, intuitivt og kreve færrest mulig tastetrykk/klikk. Verktøyet bør oppleves brukervennlig, lett tilgjengelig og effektivt for alle brukere. Verktøyet skal så langt det lar seg gjøre eliminere og/eller forenkle dagens manuelle arbeidsoperasjoner. Verktøyet skal bidra til effektivisering og forenkling i flest mulig ledd, internt og eksternt.
Administrasjon av skoleskyss kan vi forenklet dele opp i følgende områder:
Ordinær skoleskyss
Ordinær skoleskyss er skoleskyss med kollektivtilbudet (buss, ferge, tog). All skoleskyss skal som hovedregel foregå med kollektivtilbudet. Alle elever som benytter ordinær skoleskyss utstyres med et elektronisk skolekort. Dette er elever som ikke har noen spesielle behov. Her er det klare regler som gir grunnlag for vedtaket.
Skyssgodtgjørelse
Skyssgodtgjørelse utbetales til foresatte eller elever som selv utfører skoleskyssen med privatbil. Det utbetales i slike tilfeller godtgjørelse etter en fast km-sats.
Tilrettelagt skoleskyss
Tilrettelagt skoleskyss er skyss som ikke foregår med kollektivtilbudet eller privatbil. Tilrettelagt skoleskyss foregår som oftest med taxi/maxitaxi. Tilrettelagt skoleskyss kan foregå på hele strekningen mellom hjem og skole eller på delstrekning, f.eks hjem-bussholdeplass.
Utplassering
Enkelte videregående elever har rett på skyss til utplassering i bedrift. Skyss til utplassering kan foregå med kollektivtilbudet, skyssgodtgjørelse eller tilrettelagt skoleskyss. I noen tilfeller betaler elevene selv for skyss med buss/tog/ferge til utplassering, og får i etterkant utleggene sine refundert av fylkeskommunen. Med dagens rutine må elevene sende inn kvitteringer til fylkeskommunen for å dokumentere utleggene sine.
Dialog
Telemark Fylkeskommune inviterte til dialogkonferanse 16.mai 2017 på Kommunenes Hus i Oslo. På bakgrunn av denne åpne dialogkonferansen ble leverandører invitert til å komme med ideer og forslag til hvordan Telemark Fylkeskommune best kunne løse sine behov.
Invitasjon til dialogen ble kunngjort på Doffin, og ble markedsført på kommunens nettsider, sosiale medier og nettverk. Leverandørutviklingsprogrammet bidro med spredning av invitasjonen i vårt nettverk til relevante bransjer, i digitale kanaler og andre kontaktflater. På dialogkonferansen o etterfølgende en til en møter med leverandørene, ønsket fylkeskommunen å få best mulig kunnskap om mulighetsrommet og alternative løsninger som finnes i markedet.
Dialognotat: Beskrivelse av dialogprosessen og behovet som skal dekkes gjennom anskaffelsen
Konkurranse
Konkurransen ble gjennomført som en konkurranse med forhandling.