Verktøy for god start på en innovativ anskaffelsesprosess – oppstart og etablering av prosjektet

Leverandørutviklingsprogrammet har utviklet 4 verktøy til hjelp for gjennomføring av innovative anskaffelser. Offentlige virksomheter etterspør enkel metodikk, lett tilgjengelig kunnskap og informasjon om hvordan gjennomføre innovative anskaffelser, og i rekken av hjelpeverktøy gir «oppstartsverktøyet», som du får tilgang til her, en veiledning i hva offentlige virksomheter må tenke på og ha på plass før de går videre med den innovative anskaffelses-prosessen. Viktige forhold i oppstartsfasen det bør jobbes med er mål og hensikt med anskaffelsen, ha klart for seg alle overordnede virksomhetsstrategier som gir føringer for anskaffelsen, ulike rammebetingelser og ressursbruk i form av involverte mennesker, tid og penger.

Oppstartsverktøyet er, som de øvrige verktøyene, utformet som en bordduk som kan printes ut og legges på bordet i et planleggingsmøte for kjernegruppa som skal gjennomføre anskaffelsen. I møtet går gruppa igjennom alle punkter og besvarer spørsmålene. Dette er grunnleggende spørsmål som kanskje trenger nærmere undersøkelser og svar fra f.eks. ledelsen, men i løpet av etableringsprosessen for anskaffelsen bør disse forholdene være på plass. Da vil de påfølgende fasene, som behovsutforsking og markedsdialog, kunne gjennomføres mer effektivt og gi mer verdi. Punktene i verktøyet kan være gjenkjennbar for innkjøpsavdelinger som bistår egen organisasjon med anskaffelser. Se gjerne på verktøyet for eventuell utfylling av instruksjoner og prosedyrer dere allerede har, og bruk det til gode «øvelser».

Bordduken legger opp til en reise i ukjent farvann, som en innovasjonsprosess ofte er, med avreise fra havnen som stiller det grunnleggende spørsmålet om hensikten med reisen; Hvorfor? Hva er utgangspunktet? Hva er problemet eller utfordringen? Hvor skal vi dra, hva er målet, og hvordan ser det ut når vi kommer frem? For å trygge reisen i det ukjente farvannet ber vi anskaffelsesgruppa om å finne fyrtårn som kan gi retning for reisen. Dette er overordnede virksomhetsstrategier som sier noe om hva virksomheten bør anskaffe, hvilke mål anskaffelsen skal bidra til å nå, og hva som skal hensyntas i løsningene og prosessen.

Gjennom å «stille inn roret» ber vi videre gruppa om å klarlegge rammebetingelser av økonomisk, juridisk og teknologisk art som enten begrenser eller utvider handlingsrommet. «Valg av reiserute» avgrenser og konkretiserer den delen av problemet som hovedsakelig kan gjøres noe med nå, og som det ønskes, er hensiktsmessig, og er mulig å fokusere på i anskaffelsen. Før reisefølget legger ut fra havna, er det hensiktsmessig å sjekke ut om det kan bli medvind eller motvind. Nyttig erfaring og kompetanse i egen organisasjon som kan involveres, eller utenfor virksomheten, kan gi medvind, mens andre forhold, hendelser og endringer kan gi motvind (foreta en risikoanalyse).

Før avgang er det også smart å beslutte mannskapet på skuta (hvem skal utgjøre kjernegruppa i anskaffelsen? etablere prosjektorganisering), hvem er kaptein på skuta (Hvilken leder har bedt dere legge ut på reisen? Hvem har beslutningsmyndighet?) og hvilke passasjerer skal til enhver tid få bli med «i båten» (Skal noen av og på underveis?). Til slutt skal gruppa som planlegger anskaffelsesprosessen gi en ny vurdering av målet for reisen; Kommer vi til å nå det opprinnelige målet? Hvordan ser målet ut nå?

Planleggingsverktøy oppstart av innovativ anskaffelse

Prosessguide oppstartsverktøy

Lykke til på reisen 🙂 Trenger du hjelp, eller har spørsmål, så ta kontakt med en LUP-innovasjonspådriver.

Verktøyene kan brukes i f.eks. Miro til gjennomføring av et digitalt planleggingsmøte. LUP har modifisert verktøyene til bruk på digital plattform, her er digitalt verktøy for en god oppstart: https://miro.com/app/board/o9J_lxhE5Fw=/?invite_link_id=744508070887