Verktøy for behovskartlegging i innovative anskaffelser
Kartlegging og forståelse av behovet er essensielt i anskaffelsesarbeidet. Behovet er grunnlaget for hva som formidles ut i markedet når det inviteres til markedsdialog i forkant av konkurransen. Behovet gir hovedretning for hva som etterspørres i konkurransen, men det kan endre seg etter at markedsdialogen er gjennomført. Til sammen gir behovskartleggingen og markedsdialogen grunnlaget for hva som etterspørres i konkurransen, og på hvilken måte (anskaffelsesprosedyre og -fremgangsmåte). LUP har utviklet et verktøy, som offentlige virksomheter skal kunne bruke på egen hånd, for en god start på behovskartleggingen og til planlegging for det videre behovsarbeidet. Verktøyet skal gi en forståelse for innholdet og omfanget av behovsarbeidet slik at det på en best mulig måte bidrar til en riktig forståelse av "det egentlige behovet".
Kartlegging og forståelse av behovet er essensielt i anskaffelsesarbeidet. Behovet er grunnlaget for hva som formidles ut i markedet når det inviteres til markedsdialog i forkant av konkurransen. Behovet gir hovedretning for hva som etterspørres i konkurransen, men det kan endre seg etter at markedsdialogen er gjennomført. Til sammen gir behovskartleggingen og markedsdialogen grunnlaget for hva som etterspørres i konkurransen, og på hvilken måte (anskaffelsesprosedyre og -fremgangsmåte). LUP har utviklet et verktøy, som offentlige virksomheter skal kunne bruke på egen hånd, for en god start på behovskartleggingen og til planlegging for det videre behovsarbeidet. Verktøyet skal gi en forståelse for innholdet og omfanget av behovsarbeidet slik at det på en best mulig måte bidrar til en riktig forståelse av «det egentlige behovet».
Verktøyet er utformet som 5 bordduker som kan printes ut, enten i A4, A3 eller i et større format. De er egnet til å bruke i et prosjektmøte hvor gruppa for anskaffelsen møtes for å begynne behovsarbeidet. Dukene er ganske selvforklarende med oppgaver og spørsmål gruppa skal besvare, og i tillegg er det skrevet en støttende prosessguide. Verktøyet inneholder en grunnleggende god start på behovsarbeidet som kartlegging av aktører (hvem blir påvirket av anskaffelsen?) og å beskrive hver aktørs behov. Det er derimot i denne oppgaven gruppa for anskaffelsen kan bli utfordret; Kjenner vi behovene til aktørene? Klarer vi å formulere behovene i form av ytelse, funksjon og viktige kriterier? Dette gir grunnlag for å planlegge behovsarbeidet videre; Bør vi kartlegge behovene bedre? Hvordan gjør vi det? Trenger vi ekstern hjelp? Verktøyet inneholder derfor en hjelp til å legge en videre plan for behovsarbeidet.
Behovsverktøy duk med redigerbare ark
Behovsverktøyet tilpasset for digitalt møte/workshop i Miro: https://miro.com/app/board/o9J_lxhi5wk=/?invite_link_id=446468519846
I skrivende stund er det noen offentlige virksomheter som har erfaring med bruk av verktøyet. Ønsker du og din virksomhet mer informasjon og å høre erfaringer i bruk av verktøyet, kan dere ta kontakt med LUP-innovasjonspådrivere. Lykke til – og med ønske om godt behovsarbeid, det viktige grunnlaget for anskaffelsen 🙂