Dobbelt så mange deltakere med digital dialogkonferanse
Innovative anskaffelser anbefalte Kystverket å arrangere den første heldigitale dialogkonferanse for å sjekk hvilke systemer markedet hadde for delegering av myndighet og tilgangsstyring (digital fullmaktshåndtering).
Kystverket sa seg villig til å prøve, og erfaringene viser at dette er noe som flere offentlige innkjøpere bør gjøre oftere.
Kystverket har behov for et digitalt system for delegering av myndighet og tilgangsstyring. Det ble satt ned en prosjektgruppe for å undersøke om slike løsninger finnes i markedet, eventuelt om det kan utvikles, og å tilrå videre fremdrift.
Gjennom internettsøk, kunne ikke prosjektgruppa finne at lignende løsninger fantes i markedet. Prosjektgruppa tok derfor kontakt med Innovative anskaffelser for å be om råd.
Innovative anskaffelser var på jakt etter en virksomhet som kunne prøve ut en ny konferanseform – heldigital dialogkonferanse, og anbefalte Kystverket denne muligheten. Kystverket tente på ideen og nå foreligger evalueringen av den første heldigitale dialogkonferansen og responsen fra deltakerne.
Dialogkonferanser der offentlige innkjøpere og private tilbydere utveksler behov og løsninger før selve anskaffelsen er hovedprinsipp ved innovative anskaffelser. Vanligvis gjennomføres dette som et fysisk møte, og i de siste årene har det blitt mer vanlig å filme eller live-streame dialogkonferansen på internett. Det Kystverket har gjort er å kutte helt ut det fysiske møte, samt at de har utvidet den digitale tjenesten med muligheten til å stille spørsmål underveis og ta de påfølgende én-til-én møtene i etterkant på Skype.
Flere fordeler
– Vi fikk formidlet budskapet på en effektiv måte, og slapp å reise for å gjøre det. En slik konferanse ville normalt innebære at fire personer måtte reise fra Ålesund til Gardermoen. Dette var både tids- og kostnadseffektivt i forhold til prisen for kjøp av streamingtjenesten, sier Jan Åge Øyen som er seniorrådgiver i stab for økonomi- og virksomhetsstyring ved Kystverkets Hovedkontor i Ålesund.
– Vi sparer leverandørene for unødig tidsbruk og miljøet for utslipp fra reisevirksomhet, legger seniorrådgiver Therese Sanne i Kystverket til.
Kystverket forventet at digital tilgang til dialogkonferansen ville gi økt deltakelse, men hadde ikke trodd at de skulle få slike utslag. – Vi kjørte en Questback i etterkant for å få tilbakemeldinger fra deltakerne. Hele 60% svarte at de ikke ville deltatt dersom dialogkonferansen hadde vært gjennomført fysisk på f. eks Gardermoen. Det sier meg noe om at leverandørene gjør en streng kost/nytte vurdering av hva de bruker tiden på. Med 60% dårligere oppmøte på et fysisk møte er det ikke sikkert at vi hadde sittet med den kunnskapen vi har om slike løsninger som vi har nå, sier Øyen.
Les hele evalueringen av den digitale dialogkonferansen her
En ulempe
Dialogkonferanser handler ikke bare om at behov kan møte nye løsninger. Det handler også om innkjøpere som møter leverandører, og ikke minst at leverandører møter hverandre. Det siste er spesielt viktig når det er snakk om å utvikle nye og komplekse løsninger som én leverandør ikke nødvendigvis kan levere alene. Med digitale dialogkonferanser er ikke mulighetene for det like gode, og deltakerne påpeker også dette i sin respons. – det ser ut til at enkelte leverandører har savnet «kaffepraten» man får på en fysisk konferansen. Vi ser også at dette kan ha sine svakheter i tilfeller der man ønsker at leverandører skal «finne hverandre» og samarbeide. Slike samarbeid krever aktiv medvirkning fra arrangøren ved en digital konferanse, sier Øyen.
Innovative anskaffelser takker Kystverket for at de tok utfordringen på strak arm, og ikke minst det gode resultatet. – For en organisasjon som Kystverket, der vi er lokalisert langs hele kysten, er dette en genial konferanseform, avslutter Jan Åge Øyen med.
Det er nok ikke alle dialogkonferanser som bør gjennomføres digitalt, men med erfaringene fra Kystverket har vi fått et nytt verktøy i kassen og en detaljert oppskrift på hvordan det kan gjøres. Ta gjerne en prat med oss eller Kystverket dersom du lurer på om ditt dialogbehov best kan dekkes analogt eller digitalt.
Dersom du ønsker å teste digital dialogkonferanse neste gang finner du en detaljert beskrivelse av hvordan i evalueringen.
Du kan se hele den digitale dialogkonferansen her
