Fagsystem for barnevernet: Visma Flyt Barnevern

Bufdir, KS og åtte kommuner har siden 2016 samarbeidet gjennom DigiBarnevern-prosjektet om utvikling av nasjonale løsninger som skal gi økt kvalitet i barnevernet. Bakgrunnen var at både tjenestemottakere og barnevernsansatte manglet sikre og effektive kommunikasjons- og informasjonskanaler. Det var vanskelig å holde oversikt over vedtak og samtykker, og det manglet et godt system for bekymringsmeldinger og innrapportering.

DigiBarnevern jobber frem fire nasjonale løsninger: Nasjonal portal for bekymringsmeldinger, Digitale innbyggertjenester, Barnevernsfaglig kvalitetssystem (BFK) og innrapporteringsløsning til staten. For å få utbytte av disse tjenestene, må alle norske kommuner anskaffe et nytt fagsystem som har alle disse løsningene integrert.

Det finnes to slike fagsystemer, og denne teksten handler om Visma Flyt Barnevern. Det andre fagsystemet kan du lese om her.

Visma Flyt Barnevern er et nytt fagsystem for saksbehandling i barnevernet. Det skal etter hvert erstatte det gamle fagsystemet Visma Barnevern Familia som brukes av mer enn to hundre norske kommuner.

Flyt Barnevern er integrert med alle statlige leveranser i DigiBarnevern: Nasjonal Portal for bekymringsmeldinger, Barnevernsfaglig kvalitetssystem (BFK), rapportering til Nasjonalt barnevernsregister og Digitale innbyggertjenester (KS lanserer denne i 2024).

Visma har brukt læringspunkter fra Familia til å forbedre Flyt Barnevern. Design og brukergrensesnitt har utgangspunkt i intervjuer og brukertester med barnevernsansatte. I tillegg har Visma hatt med seg tyve referansekommuner som har testet underveis.

– Utgangspunktet har vært å digitalisere og forenkle de oppgavene som saksbehandlere gjør ofte, slik at mye av det de har måttet følge opp tidligere går av seg selv, forteller produktsjef Kersti Maren Halvorsen.

Utover ren saksbehandling kan Flyt Barnevern brukes av ledere for å overvåke arbeidsflyt, kontrollere frister og hente ut statistikk og nøkkeltall.

Løsningen ivaretar alle deler av saksbehandlingsprosessen i barnevernet med en prosessdrevet arbeidsflyt som gjør det intuitivt for ansatte å gå igjennom gangen i en barnevernssak. Saksbehandlere har tilgang på maler, e-læringsvideoer og Barnevernsfaglig kvalitetssystem (BFK) som skal gi kvalitetstøtte og effektivisere arbeidet.

– Det nyttige med BFK er at det gir deg oppgaver, vurderinger du skal gjøre og hva du skal se etter når du er på besøk. Det handler om å synliggjøre hvordan man jobber slik at de som er delaktige i saken forstår innholdet og begrunnelsene som er gjort, sier Halvorsen.

Når man åpner en barnevernssak i Flyt Barnevern, får man se opplysninger om barnet, alle vurderinger og vedtak som er gjort og nærliggende frister. Man kan filtrere visningen for å lettere finne akkurat den informasjonen man har behov for å se.

– Vi mener at vi har lagt opp til en bedre og mer effektiv barnevernstjeneste i Flyt. Saksbehandleren kan jobbe mye mer effektivt fordi brukergrensesnittet og funksjonaliteten er bedre, og flere gjøremål er automatiserte, hevder Halvorsen.

Oppgaver som tidligere har krevd mye unødvendig tidsbruk går mye raskere i det nye fagsystemet: Varsling av frister, signering av dokumenter, sending og mottak av dokumenter og forespørsler om innsyn i dokumenter – alt som tidligere har vært manuelt og på papir kan nå gjøres digitalt.

Integrasjonen med Microsoft Outlook og Google Mail gjør at saksbehandlere slipper å sende møteinnkallelser/avlysninger flere steder, da en kalenderoppføring automatisk sender en påminnelse via tekstmelding eller brev til barnet og/eller familien.

I tråd med barnevernreformen som tredde i kraft i 2022, kom det krav til bedre samhandling mellom alle tjenestenivå i barnevernet. Integrasjonen mellom Flyt Barnevern og samhandlingsplattformen Visma Flyt Samspill, tilrettelegger for tverrfaglig samarbeid og kommunikasjon mellom hjelpeinstansene rundt barnet og familien.

– Flyt Samspill er mye styrt av barnet selv, som bestemmer hvem som kan se hans/hennes saker. Der kan foreldre og alle parter kommunisere for å sikre god oppfølging på tvers av alle aktører og tjenestenivå i barnevernet, fremhever Halvorsen.

Visma har også lagd egne funksjoner som skal støtte opp under KS sin løsning for innbyggertjenester. Funksjonene har som hensikt å synliggjøre alt som skjer før en avgjørelse er nådd, slik at familiene kan føle seg mer medvirkende.

– Det blir bedre kvalitet på tjenestene barnevernet leverer når alt skjer mer åpent og i dialog med alle partene, og det har vi lagt opp til i løsningen. Men for at det skal gi en effekt, avhenger det av at kommunene henter ut potensialet som ligger i fagsystemet, avslutter Halvorsen.