Løsning for arkivering og journalføring ved hjelp av KI og maskinlæring

Skatteetaten ønsker å bli bedre på å arkivere og journalføre dokumentasjon som oppstår ved bruk av e-postklienter og digitale samhandlingsløsninger.
Bruk av digitale samhandlingsløsninger, som f.eks. Teams og Sharepoint, bidrar til en mer effektiv saksbehandling og smidige interne prosesser. Dette er positivt i et samfunnsøkonomisk perspektiv og forventningene til hurtighet og kvalitet i forvaltningen. Samtidig erfarer vi at ivaretakelse av pliktene til riktig arkivering og journalføring er en utfordring i en hektisk hverdag.
Arkivfaglige prinsipper legger opp til at den enkelte ansatte har selvstendig ansvar for arkivering, uten at de nødvendigvis har tilstrekkelig tid og kompetanse til å kunne utføre forsvarlig arkivering. Arkivering krever til dels skjønnsmessige vurderinger og kan derfor oppleves som en kompleks og tidkrevende oppgave, som hindrer de ansatte å bruke tid på kjerneoppgaver.
Plikten til å føre journal og arkiv er imidlertid pålagt ved lov, og det er viktig for Skatteetaten at vi gjør alt vi kan for at kravene skal følges. Svikt i arkivering og journalføring kan medføre at sentral dokumentasjon går tapt og reduserer åpenheten med forvaltningen, noe som igjen kan videre påvirke Skatteetatens omdømme og tillit.
En løsning som kan gi kvalifisert beslutningsstøtte til saksbehandler som en integrert del av arbeidsflyten kan langt på vei avhjelpe utfordringene man står ovenfor.
Det er også grunn til å tro at lignende utfordringer eksisterer i andre deler av den offentlige forvaltningen i Norge, og at en slik løsning vil kunne være aktuell for flere andre offentlige aktører.