Matchmaking

Når vi bruker begrepet matchmaking i innovative anskaffelser snakker vi om leverandører som går sammen i konsortium (søkergruppe) for levere løsninger til det offentlige. Matchmaking aktualiseres når det er få eller ingen leverandører som kan levere en helhetlig løsning for behovet. Dersom leverandørene søker sammen i konsortier kan de utfylle hverandre på den kompetanse eller teknologi som er nødvendig for å levere et forslag. I denne bloggposten kan du lese hvilken rolle du som offentlig virksomhet har i matchmaking og hvordan du på en enkel måte kan tilrettelegge for det.

Matchmaking er prosessen med å matche to eller flere mennesker sammen, vanligvis med tanke på ekteskap, men ordet brukes også i sammenheng med sportsbegivenheter som boksing, i forretninger, i videospill på nettet og i sammenkobling av organdonorer. (Fra Wikipedia)

I tilfeller der leverandører må gå sammen for å levere en fullstendig løsning bør den offentlige oppdragsgiveren legge til rette for det. Offentlige virksomheter bør imidlertid ikke gå for langt inn i disse matchmaking-prosessene fordi man da står i fare for å bryte prinsipper om likebehandling og forutsigbarhet. Informasjon om hvem som etterspør eller tilbyr kompetanse eller teknologi bør tilfalle leverandørene samtidig og uten at noen får mer hjelp enn andre i etableringen av konsortier. Etter at informasjonen om hvem som søker hva er kjent bør offentlige oppdragsgivere trekke seg tilbake og overlate etableringen av konsortsier til leverandørene selv.

Gjøre det selv?

Tilrettelegging for matchmaling er noe du som offentlig virksomhet kan gjøre selv. Vi har beskrevet hvordan nedenfor.

I noen tilfeller kan imidlertid vi i LUP eller andre aktører som f. eks klynger også hjelpe til med matchmaking. Det kan være aktuelt i situasjoner der det er snakk om helt ny teknologi og virkelig nybrottsarbeid eller i tilfeller der markedsdynamikken er fastlåst (lav interesse for utvikling av nye løsninger). Da vil en mer omfattende og fasilitert workshop være aktuelt der ulike fageksperter, leverandører, oppdragsgiver og virkemiddelapparatet sammen diskuterer hva det reelle behovet er og hvilke mulige retninger for løsning man kan se for seg. Resultatet av en slik fasilitert workshop er en tydeligere behovsbeskrivelse for oppdragsgiver og bedre oversikt over hvilke aktører og teknologi en ny løsning kan bygges på.  Beslutningen om matchmaking er noe man gjør selv eller noe man trenger hjelp til kan tar du  i dialog med innovasjonspådriver i etableringen av en innovativ anskaffelse.

Hva vil det si at noe matcher?

Det er ikke helt enkelt å finne noen å matches med. Beskrivelsen for hva som må til for å finne en match er like relevant enten man leter etter en partner å dele livet med eller en partner å gjøre forretninger med. For å lykkes må man for det første gjøre det kjent at man leter, man må forsøke å forklare hva man leter etter, man må få frem hvilke intensjoner man har og man skal finne tonen/kjemien skal stemme.

Med litt andre ord kan man derfor si at noe matcher når noen får med seg at du leter, fatter interesse, forstår hva du ønsker deg (teknologi, kompetanse, troverdighet, gründerånd), føler seg trygg og ikke er redd for å bli lurt, og ser nytten av å matches.

Jakten etter leverandører å samarbeide med.

I prinsippet heter det at det offentlige beskriver behovet og overlater løsningen til markedet. I praksis har vi lært at vi øker sannsynligheten for å lykkes dersom man tilrettelegger for at markedsaktørene fatter interesse for hverandre, forstår det offentlige behovet, blir trygg og ser nytten av å samarbeide om offentlige utfordringer. Som offentlig virksomhet tar man på seg rollen som «Kirsten giftekniv» i situasjoner der man ser at få eller ingen markedsaktører kan utvikle en helhetlig løsning alene.

Noen markedsaktørene finner sammen uten hjelp i pausene på dialogkonferanser eller i etterkant av denne typen møter der en offentlig virksomhet har uttalt sitt ønske og behov. Det gjelder imidlertid ikke alle, og det kan være flere grunner til at noen vegrer seg for å ta kontakt med andre leverandører:

• Asymmetri; en liten og ny aktør kan føle seg underlegen og uaktuell overfor en større og mer etablert aktør
• Frykt; for at andre utnytter det man selv oppfatter som forretningskritisk informasjon eller teknologi
• Anledning; ikke sikkert man fikk muligheten til å presentere seg for den markedsaktøren som var mest aktuell
• Avslørende; det å avsløre at man ikke har alle komponentene eller kompetansen på plass kan noe oppleve som et utrykk for svakhet eller konkurransesvekkelse
• Usikkerhet; det er ikke så mange aktører som har erfaring med å delta i konkurranser gjennom et konsortsium og heller søker på egenhånd og underspiller den siste brikken som burde vært på plass

Uansett grunn kan det å tilrettelegge for at markedsaktørene finner sammen være fornuftig. De som finner sammen på egenhånd trenger jo ikke bruke tjenesten/løsningen. Det er igjen flere måter å gjøre dette på, og her presenterer vi et enkelt verktøy og fremgangsmåte som vi har brukt ved flere anledninger. Løsningen består av et skjema (en mal som er tilgjengelig i Microsoft Forms) som fylles ut av markedsaktørene, og en felles liste som distribueres til alle som har lagt inn opplysninger i skjemaet. Slik gjør du:

1. Dupliser skjema-mal og legg inn logo og navn på offentlige virksomhet. Dersom man ønsker det kan man fritt også endre på layout, legge til eller trekke fra spørsmål. Spør gjerne innovasjonspådriver i LUP om bistand eller råd dersom det er nødvendig.
2. Sett en frist for innsendelsen av skjema (legg inn dato enten i selve skjemaet eller i eposten med lenken til skjema)
3. Send ut skjema til alle om som stod på deltakerlisten til dialogmøte (eller annen dialogaktivitet), og til alle andre som har vist sin interesse for å delta i den innovative anskaffelsen. Du kan dele skjema enten direkte fra Microsoft Forms eller ved å kopiere en lenke til skjema som du legger inn i en egen epost som sendes fra den offentlige virksomheten.
4. Når fristen er gått ut kan du skrive ut et Excel-ark med kontaktinfo og øvrig innhold direkte fra Microsoft Forms. Der fremgår hvem som søker etter hva. Dette er rådata, og noen velger å bruke litt tid på å gjøre listen mer pedagogisk og oversiktlig.
5. Send ut listen til alle som har lagt inn sin epost i skjemaet med en oppfordring om å «ta kontakt med leverandører som komplementerer din virksomhetens kompetanse og teknologi. Lykke til med samarbeidet om den innovative anskaffelsen!»  

Svaret på hvor godt du har lykkes matchmakingen får man ved å se på antallet som har fylt ut skjema og ikke minst hvor mange kvalifiserte søkergrupper/konsortier som deltar i konkurransen.

Lykke til med matchmakingen!