Hvordan bygge innovasjonskultur?

– Vi har jobbet aktivt med å finne og få med de rette folkene og bygd opp et innovasjonsteam, forteller Espen Lauvlund Nilsen, Prosjektleder innen ITS, teknologi og innovasjon hos Troms og Finnmark fylkeskommune.

– Vi har målrettet søkt etter de som vil være med på ikke-lineære prosjekter og som vil være med å prøve på noe nytt, supplerer Per Bjørn Holm Varsi, Innovasjonsleder i Troms og Finnmark fylkeskommune.

Espen og Per Bjørn kom fra hver sin fylkeskommune før sammenslåingen av Troms og Finnmark og hadde forskjellig bakgrunn og erfaring med innovasjon. Espen hadde erfaring med teknologiutvikling fra Statens vegvesen, men tenkte ikke på det som innovasjon. Per Bjørn hadde erfaring med innovasjon og fra krevende samarbeid mellom ulike organisasjoner og nivåer. De fant tonen raskt og begynte å jobbe for å bedre forholdene for innovasjon i den nye fylkeskommunen.

Begge er enige om at det har vært avgjørende at de har klart å bygge opp et innovasjonsteam for å jobbe med innovative anskaffelser.

For å finne de rette folkene kjørte Espen og Per Bjørn en rekrutteringsprosess for å få med folk fra alle seksjoner. De hang opp plakater i lokalene til fylkeskommune, holdt presentasjoner, og snakket om hva innovasjon innebærer. Det skapte en bevissthet og interesse rundt det å jobbe med innovasjon i fylkeskommunen.

I videoen under kan du høre mer hvordan de har jobbet. Artikkelen fortsetter under videoen.

Denne videoen lastes fra en tredjeparts nettside, og innovativeanskaffelser.stage.dekodes.no kan ikke kontrollere hvilke informasjonskapsler som innhentes. For å vise videoen må du endre samtykke til "tillat alle".

Endre samtykke

Innovasjon er ikke for alle

Espen og Per Bjørn sammenligner det å jobbe med innovasjon og innovative anskaffelser med å gå en tur i skogen eller i en ukjent by uten å vite hvor man skal. Da kan man fort gå seg vill, men da finner man også etter hvert ting man kanskje ikke visste fantes, muligheter åpner seg og det kan bli veldig spennende resultater.

– Mange som jobber med anskaffelser liker å gjøre ting på den måten det alltid har blitt gjort, men vi har sett etter de som er villige til å prøve noe nytt, som tør å gå seg vill på veien og som har vilje og påvirkningskraft til å være med å gjøre noe annerledes, forteller Per-Bjørn om hvordan de har valgt ut hvem som skal være med i teamet.

I oppbyggingen av teamet har de opplevd at ikke alle forstår hva det vil si å jobbe med innovasjon før de står i det, og at det er naturlig at noen faller fra underveis. Da gjelder det å erstatte de som går ut av teamet med nye mennesker, som kan bringe inn nye tanker og erfaringer. Per Bjørn og Espen mener også det er viktig å ha med folk fra alle sektorer.

– Fagavdelingene og behovseierne er viktige. Kanskje de som jobber med kollektiv transport eller samferdsel har et behov de ikke vet løsningen på. Da kan vi se på om det kan løses via en innovativ anskaffelse, hvor de ikke trenger å ha noen løsning, men et behov vi kan finne løsningen på sammen med leverandørmarkedet sier Espen.

Med en etablert kultur var det også lettere å sette i gang prosjekter. Et Innovasjonspartnerskap for utvikling av løsning som skal detektere og varsle snøskred som sperrer vei startet som en prat rundt kaffebordet. Behovet ble løftet inn i innovasjonsteamet og ble kvalifisert som et mulig innovasjonsprosjekt. Det ble søkt om midler til å inngå et innovasjonspartnerskap og prosjektet fikk 10 millioner til å utvikle en løsning sammen med leverandørmarkedet. Prosjektet er antatt klart for anskaffelse i utgangen av 2023.

Se hva Per Bjørn fortalte om hvordan de har jobbet med innovative anskaffelser og innovasjon i Troms og Finnmark i videoen under. (Artikkelen fortsetter under videoen)

Innovasjonsløypa kvalifiserer prosjekter

I tillegg til å bygge opp et dedikert innovasjonsteam har Troms og Finnmark Fylkeskommune utarbeidet et kvalifiseringsverktøy de kaller Innovasjonsløypa, som teamet bruker for å avgjøre om et prosjekt skal gjøres som en innovativ anskaffelse eller ikke.

Innovasjonsløypa tar ideer og forslag gjennom fire steg, før det eventuelt settes i gang en innovativ anskaffelse. I hvert av stegene gjøres det vurderinger på om forslaget er klart for å tas videre, eller om det skal sendes tilbake for mer bearbeiding. Ofte er det ting som er uklart og må jobbes videre med før forslaget kan gå videre til å bli et prosjekt.

Metoden gjør det enklere å vurdere om det skal settes i gang en innovativ anskaffelse. En ide eller et forslag prosesseres i innovasjonsteamet, og går gjennom ulike kvalifiserende og besluttende aktiviteter underveis. Til slutt ender det opp i en konkret handling. Metoden gjør forarbeidet med innovative anskaffelser mer konkret og effektivt.

Innovasjonsløypa er utarbeidet av Troms og Finnmark Fylkeskommune i samarbeid med Tinkr, men er tilgjengelig for alle som ønsker å bruke den. Vestfold og Telemark Fylkeskommuner har utarbeidet egne varianter som de bruker i sitt arbeid.

Last gjerne ned illustrasjonen for å bruke den selv, eller ta kontakt med LUP for å få en innføring i hvordan du kan bruke Innovasjonsløypa i din virksomhet.

Forankring hos ledelsen

Nå som Troms og Finnmark igjen er blitt / skal bli to forskjellige fylkeskommuner har Espen og Per Bjørn startet jobben med å bygge opp nye innovasjonsteam. Innovasjonsløypa tar de med seg videre. Men selv om de har gode erfaringer og vet hva som er avgjørende for å få til innovative anskaffelser og er gode på prosedyrene er det avgjørende å få med ledelsen.

– Mange snakker om innovasjon. Det Fins jo ikke en plan eller strategi i det offentlige uten at innovasjon er nevnt. Men å få det ut i praksis, med nok ressurser og tidsbruk er vanskelig, påpeker Espen.

Derfor er det viktig å jobbe opp mot politisk ledelse og administrasjon i fylkeskommunen og kommunene, mener Espen og Per Bjørn. Om flere forstår hva som ligger i å jobbe med innovasjon – både muligheter og utfordringer – vil det være mulig å få til mye mer. LUP tar utfordringen og vil jobbe aktivt med dette i tiden fremover.