Du trenger ikke avlyse dialogmøtene

Det er med glede å melde at det gjennomføres innovative anskaffelser selv i disse Koronatider. Statens vegvesen, Bane NOR og Statsbygg gjennomførte mandag 16.mars et digitalt informasjonsmøte i forbindelse med utlysningen av midler til innovasjonspartnerskapet Klimagrunn. Plattformen som ble valgt i dette tilfellet var Microsoft Office Teams. Vi har tatt en prat med prosjektleder for Klimagrunn Eivind Schnell Juvik for å få hans tips for hvordan slike møter kan gjennomføres digitalt; – alt i alt fungerte dette veldig bra, sier Eivind som deler sine erfaringer med oss i dette intervjuet.

Digitale møteplasser er ikke helt ukjent for verken programmet eller våre partnere. Kystverket var først ute med en heldigital dialogkonferanse i 2019, og programmets Team innovative anskaffelser streames i 2020 for å nå ut til flere og for å få ned klimaavtrykket fra programarbeidet. I denne saken har vi samlet rådene og du kan lese hvordan du flytter dine dialogaktiviteter over på nett.

Tar det på nett

Prosjektet Klimagrunn hadde planlagt et informasjonsmøte i forbindelse med utlysninger av dette innovasjonspartnerskapet den 16.mars. Når konsekvensene av myndighetenes tiltak ble klart for prosjektgruppen ble det besluttet å gjennomføre møtet digitalt.

Når ble beslutningen om å gjøre dette om til et digitalt informasjonsmøte tatt?

– Vi begynte å diskutere det onsdag 11. mars da vi så hvordan situasjonen utviklet seg og de første restriksjonene begynte å komme. På torsdag var det ingen tvil lenger. Da var alternativene enten å avlyse møtet eller holde det digitalt. Vi sendte en melding i KGV og en mail til alle påmeldte i løpet av dagen om at møtet kom til å bli gjennomført på en digital plattform.

Hvilke alternative løsninger vurderte dere, og hvorfor endte dere opp med MS Teams?

– Med representanter fra Statens vegvesen, Statsbygg og Bane NOR er vi vant med å ha prosjektmøter via Skype for Business. Det fungerer for så vidt greit nok, men vi har av og til en del problemer med Skype. Blant annet når eksterne deltakere skal koble seg til møtet kan vi oppleve at lyden ikke fungerer. Vi har hatt Microsoft Teams en liten stund nå og jeg har vært med på noen møter. Inntrykket er at Teams er bedre enn Skype på mange måter. Påkobling til møtene fungerer bedre, spesielt når eksterne deltakere utenfor organisasjonen skal koble seg til. Deltakerne kommer rett inn i møtet uten å måtte vente i lobbyen. Det tekniske med lyd og bilde virker mer robust og har virket når det skal. Det er også enkelt og greit å dele presentasjoner. Skype er fremdeles mer utbredt enn Teams, og vi var usikker på om alle deltakerne hadde installert Teams på desktop-en sin. Det er imidlertid ikke noe problem ettersom det finnes en nettapplikasjon for de som ikke har det installert.

Hvilke forberedelser gjorde dere før gjennomføringen av det digitale informasjonsmøtet?

– Selve påmeldingen til informasjonsmøtet gikk som vanlig gjennom KGV. Vi hadde altså en liste med deltakere og mail-adressene deres. Første steg var å opprette et Microsoft Teams-møte i kalenderen i Outlook. Deretter la vi inn epost-adressene til alle deltakerne som var påmeldt, og så var det bare å sende møteinnkallingen. Da var egentlig alt klart til møtet. Før møtet startet la vi opp til en sjekk av at det tekniske var i orden. Vi informerte på forhånd om at de som ønsket det, kunne koble seg på 45 minutt før møtestart og sjekke at tilkobling og lyd fungerte som det skulle. Da satt en av oss klar til å prate og kontrollere lyd med deltakerne. Noen av oss i prosjektgruppen koblet oss til i god tid før det igjen, slik at vi var sikre på at vi var pålogget når deltakerne skulle gjøre sin sjekk. Utenom dette forberedte vi presentasjonene våre og det vi skulle si, akkurat som om vi skulle hatt det fysiske møtet.

Hvilke erfaringer tar du med deg og hvilke råd har du til andre som skal gjøre det samme?

– Alt i alt vil jeg si at det fungerte veldig bra. Med de forberedelsene vi gjorde var vi klare til å starte informasjonsmøtet akkurat på tiden. På grunn av korona-situasjonen, der mange har hjemmekontor, opplever vi stor belastning på datalinjene i Statens vegvesen, og det regner jeg med gjelder de fleste andre også. Da er det viktig å slå av kameraet for å redusere belastningen på båndbredden. Videre er det lurt at de som hører på slår av mikrofonen sin. Da blir erfaringsmessig lyden best og man slipper forstyrrelser fra de som hører på. Kommentarfeltet i møtet er veldig nyttig, og noen velger å skrive beskjeder der heller enn å si det høyt. Da er det lurt at en annen enn den som leder møtet eller holder en presentasjon, betjener kommentarfeltet og følger opp det som kommer. I et slikt informasjonsmøte har vi også en runde med spørsmål og svar, der svarene blir skrevet ned og lagt ut på Doffin/KGV. Vi brukt kommentarfeltet til å styre spørsmålsrunden. Vi oppfordret de som vil stille spørsmål til å skrive navnet i feltet, og så ga vi ordet til en av gangen. De fleste endte opp med å skrive hele spørsmålet der. For møtelederen er det en fordel å ha to skjermer. Da kan man dele den ene skjermen med møtet, og enkelt styre hva man viser deltakerne til enhver tid. Til slutt vil jeg si at det kan være litt rart å snakke til en forsamling du ikke ser og du ikke får noe respons på det du sier. Man må bare snakke rolig og tydelig, og holde det i gang. Et tips kan være at de andre i prosjektgruppa er litt ekstra på og gir beskjed om presentasjonen henger seg eller noe annet skjer som du ikke får med deg.

Hvor mange deltok og har du fått noen tilbakemeldinger fra de som deltok på det digitale informasjonsmøtet?

– Vi gjorde en opptelling litt ut i møtet, og da var det påkoblet 24 deltakere fra 18 ulike firma/organisasjoner (inkludert partene i innovasjonspartnerskapet). Vi har ikke fått noen tilbakemeldinger fra deltakerne, men vi håper de synes det var nyttig og at de fikk den informasjonen de trenger.

Råd og tips for digitale møteplasser

• Dersom du planlegger å strømme dialogkonferansen på nett kan du lese tips og få en grundig bruksanvisning i denne saken om Kystverket sine erfaringer med digitale dialogkonferansen
• Dersom du velger MS Teams har vi følgende råd:
  • Send Teams innkalling via MS Outlook. Det er en egen funksjon for det øverst.
  • Be alle slå av videofunksjonen for å spare båndbredde til presentasjonen og lyd
  • Slå av mikrofonen når du ikke snakker – det gjelder alle som følger presentasjonen.
  • Test om lyd og presentasjoner fungerer på forhånd. Sjekk at det fungerer å bla frem og tilbake i presentasjonen (bruk del skrivebord og ikke del fil).
  • Gjør det mulig for deltakerne å teste om det funker for deres del før du setter i gang møtet. Det gjør du enten ved å kjøre en pre-test til et avtalt tidspunkt, eller ved at du åpner for påkobling et kvarter før det starter.
  • Bruk kommentarfeltet og sørg for at det er bemannet av noen som ikke er opptatt med selve presentasjonen.
  • Husk at du legger presentasjonen og et referat fra møtet ut i KGV-løsningen i etterkant slik at de som ikke kunne delta kan se hvilke spørsmål som ble stilt, og hvordan de ble besvart. På den måten oppfyller du kravet om likebehandling.