Digital transformasjon av innovative anskaffelser

I 2018 startet forskningsprosjektet SMED; Smartere innovasjon med digital transformasjon av innovative anskaffelser. Prosjektet er finansiert av Forskningsrådets FORKOMMUNE-program og gjennomføres av Trøndelag fylkeskommune, Trondheim kommune og Værnesregionen Innkjøp, godt hjulpet av forskningspartner Sintef Digital. Ideen til prosjektet kom fra Leverandørutviklingsprogrammet som opplevde utfordrende sider med gjennomføring av markedsdialoger, som igjen kan få konsekvenser for innovasjonene.

Frem til nå har stort sett de aller fleste dialogaktiviteter som gjennomføres i innovative anskaffelsesprosesser blitt gjennomført med fysisk oppmøte, gjerne i form av plenums dialogkonferanser og en-til-en-møter mellom oppdragsgiver og leverandør. Dialogkonferansene har gjerne hatt form som workshops med interaksjon mellom oppdragsgiversiden og leverandørene for økt forståelse for behov og mulige løsninger. Selv om vi nå ser at stadig flere markedsdialoger foregår digitalt, utføres dialogaktivitetene i en lineær rekkefølge knyttet til èn konkurransekunngjøring og preges fortsatt av en tankegang som i tradisjonell anskaffelsespraksis.

Digital kommunikasjon eller digital transformasjon?

Som veiledere i mange innovative anskaffelsesprosesser i Norge erfarer vi i Leverandørutviklingsprogrammet at det er krevende å gjennomføre dialogaktiviteter, og at det er mange faktorer som må være på plass for å få maksimalt utbytte av dialogen. Dette gjelder både fysiske og digitale gjennomføringer. Kunne, og burde vi utvikle digitale verktøy som gjør dialogen mellom kjøper og selger bedre og som fører til bedre løsninger raskere? Kan vi til og med snakke om en digital transformasjon i måten dialogen foregår mellom kjøper og selger i offentlige anskaffelsesprosesser?

Den nye kunnskapen

Jeg er sammen med forsker Babak Farshchian i NTNU og Marianne Stålaker, innkjøpsrådgiver i Trondheim kommune, medforfatter til SMED-prosjektets første forskningsartikkel «En studie av innovative anskaffelser av digitale systemer i offentlig sektor i Norge». Studien gir oss et bedre grunnlag for å kunne forstå hva som skal til for at det skal være mulig med en vellykket digital transformasjon av gjennomføringen av innovative anskaffelser. Denne nye kunnskapen skal brukes videre i studien av faktisk bruk av ulike digitale verktøy i markedsdialogen, som igjen kan gi et grunnlag for utvikling av stadig bedre digitale verktøy. Korona-pandemien har gitt forskningsprosjektet langt flere forskningscase og økt aktualitet da mange markedsdialoger må og vil bli gjennomført digitalt i tiden som kommer.

Optimale innovative anskaffelser

Det vi ønsker å oppnå med innovative anskaffelser er så raskt som mulig å få «avdekket» mulige nye eller bedre løsninger som på en mest mulig og optimal måte gir tjenester til det norske folk som oppleves verdifull, som kan leveres effektivt og med lite CO2-utslipp, kall det gjerne bærekraftige løsninger. Offentlig sektor er helt avhengig av at leverandører til det offentlige kan være med på å levere og optimalisere slike løsninger. Nøkkelen ligger i samhandlingen og interaksjonen mellom offentlig oppdragsgiver og leverandørene for å få dette til. Her kommer også anskaffelsesregelverket inn. Innovative anskaffelser søker å gjennomføre anskaffelser som best mulig gir god samhandling og interaksjon mellom oppdragsgiver og leverandør, og mellom alle som har en interesse av det som skal anskaffes.

Hindringer i gjennomføringen av innovative anskaffelser

Forskningsarbeidet det her henvises til, viser at gjennomføringen av anskaffelser av digitale løsninger preges av et tankesett fra tradisjonell anskaffelsespraksis. Dette viser seg først og fremst i at det anskaffes «hyllevarer» (gårdagens løsninger) og ikke løsninger som skal utvikles trinnvis over tid i tett samarbeid mellom offentlig kjøper og leverandør. Så selv om det erkjennes behov for andre og nye løsninger, potensialet for gevinster er synlig hos kunden, og det gjennomføres dialogaktiviteter med leverandører som får frem potensialet i nye eller bedre løsninger, ender kunden ofte opp med å anskaffe ferdig utviklede løsninger som er godt spesifiserte. Sannsynligvis handler dette om opplevelsen av risiko ved ikke å kjøpe noe som er «pakket og klart».

Er det dårlige dialoger som er årsaken?

Forskningen viser at markedsdialoger knyttet til anskaffelser av digitale løsninger foregår over en viss tidsperiode, er tidsbegrenset, gjennomføres noe byråkratisk og veldig formalisert. I tillegg fører konkurranseprinsippet i offentlige anskaffelser til at det skapes et samarbeidsmiljø som blir preget av mangel på tillit. Dilemmaet i innovative anskaffelser er at prosessene både må være åpne, men samtidig ta hensyn til forretningshemmeligheter og konfidensialitet. Informantene i forskningen opplever også dårlig interesse hos leverandørene, noe som kan skyldes årsaker nevnt her.

Hva skal til for å skape bedre samhandling?

Det pekes på muligheten til å dele mer mellom kundene i offentlig sektor, både når det gjelder erfaring med å gjennomføre gode markedsdialoger, og dermed hvilken informasjon og kunnskap de fikk fra leverandørene, men også «deling» av trinnvise utviklingsprosesser for mer å etablere denne samhandlingsmåten og innkjøpspraksisen. Den ene offentlige virksomheten må fortsette der den andre slapp i arbeidet frem mot stadig bedre digitale løsninger.

For å få til dette kan bedre og mer utviklede digitale hjelpemidler for gjennomføring av markedsdialog og innovasjonsprosesser i offentlige anskaffelser være løsningen. Verktøyet kan bidra til smidigere deling av ideer mellom enheter, aktører, interessenter, til lettere å bli kjent med og få tilgang til andre tilsvarende anskaffelsesprosesser, og til raskere å få kjennskap til aktuelle leverandører og fagmiljø som kan bidra til å lage og levere en løsning. Slik kan digitale løsninger stadig være i utvikling og bygge lag på lag med forbedringer. En forutsetning for å få dette til er at verktøyet sørger for tillit mellom aktørene som er med i disse utviklings- og innovasjonsprosessene.

Det er viktig å forstå dagens utfordringer for å kunne «løse dem opp» i nye verktøy. I den videre forskningen skal det ses på om faktisk gjennomføring av digitale markedsdialoger med bruk av ulike digitale hjelpeverktøy «tar hånd om» de utfordringene som er pekt på her, og om eventuelt ervervet ny kunnskap om dette gir grunnlag for en digital transformasjon i gjennomføringen av innovative anskaffelser og dermed nye løsninger for dette.

Koordinering av felles-prosesser nødvendig

På kort sikt tenker jeg som pådriver i Leverandørutviklingsprogrammet at vi må bidra enda mer til koordinering av anskaffelser av digitale løsninger mellom flere offentlige virksomheter med samme behov for å sikre videreutvikling og mer deling mellom aktørene. Vi skal også være en pådriver for å ta i bruk digitale løsninger som finnes for å optimalisere markedsdialogen, og først og fremst skal vi gjøre dette samme med våre partnere.

Hvis du finner tematikken i FoU-prosjektet interessant og vil vite mer, eller bli involvert i denne forskningen, ta kontakt med Babak A. Farshchian på e-post babak.farshchian@ntnu.no