Haukeland Universitetssjukehus gikk nye veier for å vekke interesse i markedet

Som et av landets største sykehus utfører Haukeland universitetssjukehus årlig omkring 26 000 kirurgiske inngrep. Disse varierer i tid og kompleksitet og det brukes store mengder komplisert kirurgisk utstyr. For at utstyret trygt skal kunne benyttes må det gjennom strenge kvalitetskontroller i alle ledd av sykehusets sterilforsyningskjede.

Det steriliseres om lag 1 million kirurgiske instrumenter i sterilsentralen per år og instrumentene utsettes for ekstreme forhold om og om igjen. Per i dag er situasjonen den at enkeltutstyret ikke er sporbart. Enkelt forklart ønsker at de ansatte seg bedre kontroll på hvor instrumentene befinner seg, og i hvilken tilstand de er. Sykehuset har derfor behov for en løsning som gjør det mulig i sanntid å identifisere hvor enkeltinstrumenter befinner seg.

Behov for nye innspill

Å løse dette problemet er en skikkelig nøtt og sykehuset trenger hjelp fra nytenkende leverandører for å få dette til. Trolig trenger man innspill fra helt nye leverandører som ikke kjenner sykehuset og behovene som er identifisert. Utfordringen prosjektgruppen stod ovenfor var derfor å få disse i tale. Hva kunne de finne på for å mobilisere leverandører som ikke kjenner sykehuset fra før?

Vi skjønte at disse leverandørene ikke naturlig ville komme til oss, så vi måtte snu på det og dra ut og finne dem, sier prosjektleder Vivian Torvund Danielsen.

Stilte med egen stand på konferanser

Som sagt så gjort og en løsning på dette ble å invitere seg selv inn på ulike møteplasser. Våren 2019 reiste prosjektgruppen ut og rigget stand på relevante arenaer. Med seg hadde de illustrasjoner og materiell som beskrev behovet og de brukte møteplassene til å spre informasjon om prosjektet. Responsen lot ikke vente på seg og interessen var stor.

Prosjektet ble mottatt med nysgjerrighet og interesse. Det er ikke vanlig at en offentlig virksomhet setter opp en «behovsstand». Leverandører som hadde egne stands viste interesse for oss og vårt behov, sier Vivian.

Av erfaringer og suksessfaktorer peker Haukeland på at det var viktig at prosjektgruppen var godt representert for å kunne svare på spørsmål. De hadde også invitasjonen til markedsdialogen klar og den ble delt ut i papirversjon. Som et resultatet av dette ble flere av disse leverandørene med på markedsdialogen og leverte tilbud. En av disse kvalifiserte seg videre i konkurransen.

I tillegg hadde vi i prosjektgruppen det gøy og vi fikk øvd oss til markedsdialogen, forteller Vivian.

Forhandlingene er i gang

Anskaffelsen skal gjennomføres som et innovasjonspartnerskap og prosjektgruppen er nå i forhandlinger med leverandører som ønsker å utvikle løsninger sammen med sykehuset. Behovet Haukeland beskriver er høyst reelt også for andre sykehus både i Norge og i andre land, og vi håper de lykkes med å finne samarbeidspartnere som kan løse utfordringene sammen med dem.