Valg av anskaffelsesprosedyre – åpen anbudskonkurranse

Før vi går mer i dybden på hvilke muligheter åpen anbudskonkurranse gir, så går vi først litt tilbake i prosessen. I LUP jobber vi for å gjennomføre innovative anskaffelser og mobiliserer bedrifter og leverandører til å levere bedre løsninger. For å nå dette målet jobber vi etter en prosess med 9 steg, hvor hele 7 av stegene er i fasen man kaller «forberedelsesfasen». Steg nr. 6 er det vi omtaler som veivalget, og det er her man tar avgjørelsen om hvilken prosedyre som er best egnet for å dekke behovet man har avdekket.

Som det følger av forskrift om offentlige anskaffelser (FOA.) § 13-1 første ledd så kan oppdragsgivere alltid bruke åpen anbudskonkurranse, og i en arbeidshverdag hvor presset på å få plass nye avtaler er stort, så er det enkelt å velge en kjent prosedyreform. Etter en gjennomgang av de 50 siste kunngjorte anskaffelsene etter forskriftens del III, så viste det seg at 93 % av anskaffelsene brukte prosedyre åpen anbudskonkurranse.

Det vi ønsker å løfte fram i denne artikkelen er hvordan oppdragsgivere i noen av disse 46 anskaffelsene kunne ha åpnet opp muligheten for innovasjonsvennlige løsninger. For det er faktisk mulig.

Nedenfor følger tre punkter som forklarer hvordan man kan hente ut innovasjonspotensialet som ligger i en åpen anbudskonkurranse.

1. Funksjon fremfor spesifikasjon

Den tradisjonelle kravspesifikasjonen inneholder ofte meget spesifikke krav, og ofte kan flere titalls krav falle i kategorien minimumskrav eller absolutte krav. Kjenner du deg igjen?

Det er ikke nødvendigvis galt i den enkelte anskaffelse, men det åpner ikke opp for innovasjon.

For å hente ut innovasjonspotensialet som ligger i denne prosedyren er det avgjørende at man som oppdragsgiver får fokuset bort fra den tradisjonelle spesifikasjonen, og heller har en behovsbeskrivelse der behovet som skal dekkes presenteres gjennom krav til ytelse og funksjon.

Som oppdragsgiver kjenner man behovene, men på andre siden av bordet sitter leverandøren – og det er leit om for mange absolutte krav og en for snever spesifikasjon hindrer en potensiell leverandør å komme med en annerledes og innovasjonsvennlig løsning.

Til neste seksjons-/enhets-/avdelingsmøte så test den enkle oppgaven med å beskrive følgende tre produkter, men nå formuler de som et behov. Sjansen er stor for at man beskriver behovet på ulike måter.

• Stige
• Varebil
• Datamaskin

Dere kan lese mer om behovskartlegging på vår nettside.

2. Kvalifikasjonskrav – ikke la de stenge døren

Kvalifikasjonskrav er det første hinderet en leverandør må over for å nå det endelige målet om å bli tildelt en kontrakt. Det er sentralt for å sikre at leverandøren som sådan anses som kvalifisert både økonomisk, teknisk og faglig.

Dersom man stiller uforholdsmessig strenge eller unødvendige kvalifikasjonskrav, vil dette kunne være begrensende, og særlig for nyetablerte leverandører.

Ikke gå i fellen å bruk «copy/paste», men gjør konkret vurdering av hvilke kvalifikasjonskrav som er nødvendig i den enkelte anskaffelse. Det er ikke alltid man har nok kunnskap om hvilke krav som skal stilles, så les mer om tips til markedsundersøkelser og dialog her.

Har dere for eksempel prøvd kunstig intelligens som en del av markedsundersøkelsene?

3. Tildelingskriterier – betalingsvillighet for kvalitet 

Tildelingskriteriene er et uttrykk for oppdragsgivers betalingsvillighet. Dersom man ønsker å fremme innovasjonspotensialet i en åpen anbudskonkurranse kan det å ha tildelingskriterier hvor man premierer kvalitet være et virkemiddel. Gjennom å evaluere kvalitet basert på tilbydernes innsendte løsningsforslag/oppdragsforståelse vil det kunne bidra til innovative tilbud fra tilbyderne. Dette må sees i sammenheng med behovsbeskrivelsen- og de kravene man har stilt til varen/tjenesten.

Det er viktig å formulere tildelingskriteriet på en slik måte at det er klart og tydelig for leverandørmarkedet hva det er man ønsker å premiere. For tildelingskriteriet er et uttrykk for hvor mye man som oppdragsgiver er villig til å betale for å få kunne hente ut ønskelige gevinster.

Les mer om tildelingskriterier på DFØ sine nettsider.

Dersom man ønsker å teste ut betalingsvilligheten sin i en konkret anskaffelse, så test eksempelvis ut betalingsvillighetsappen Simonsen Vogt Wiig har utviklet. Den tallfester betalingsvilligheten ved bruk av ulike evalueringsmetoder.

Åpen anbudskonkurranse sitt innovasjonspotensiale
Åpen anbudskonkurranse er potensielt sett en fremgangsmåte for anskaffelse av innovasjonsvennlige løsninger, men det avhenger i meget stor grad av at oppdragsgiver gjør bevisste valg. Det mest sentrale er å ha fokus på funksjon fremfor spesifikasjon – lag en behovsbeskrivelse.

I denne artikkelserien vil vi score de ulike prosedyrene/fremgangsmåtene basert på følgende funksjoner:

Innovasjonspotensiale – muligheten for å hente ut innovasjon eller innovasjonsvennlige løsninger gjennom bruk av den aktuelle prosedyre. Høyere score innebærer økt mulighet.

Fremdrift –fremgangen måles fra tidspunkt for kunngjøring til avslutting av prosedyren. Høyere score innebærer raskere fremgang.

Intern ressursbruk – med ressursbruk siktes det til kostnader og personer. Høyere score innebærer lavere ressursbruk

I tillegg vil vi gjøre en vurdering på graden av kompleksitet i prosedyre, og således hvilken in-house-kompetanse man bør ha.

Åpen anbudskonkurranse er en prosedyre som kan gjennomføres selv om man er en organisasjon med lavere innkjøpskompetanse, og  det er i utgangspunktet den minst tid- og ressurskrevende av alle prosedyrer. Det er bla. ikke slik at oppdragsgiver her betaler for eventuell utvikling av innovasjon 0g oppdragsgiver vil også ha en passiv rolle i selve utviklingsprosessen. Anskaffelsen vil videre ende i kjøp av et sluttprodukt.

Det bemerkes at prosedyren er den med lavest innovasjonspotensiale, men potensialet er der. Selv om potensialet er der, så er prosedyren er best egnet der man kjenner behovet og tilgjengelige løsninger godt, og man skal kjøpe mer av et produkt eller en tjeneste som brukerne mener fungerer godt. Det vises til punktene ovenfor, som er eksempler på hvordan oppdragsgiver kan bedre premissene for å hente ut nye- og innovasjonsvennlige løsninger.

Ønsker du å anskaffe innovasjon og lurer på hvilken fremgangsmåte du skal velge, ta kontakt med LUP sin innovasjonspådriver i din landsdel. Sjekke gjerne også ut prosedyrevelgeren som er et av DFØ sine digitale verktøy.