Grønn innkjøpsstrategi påvirker alle anskaffelser

– Vi har jobbet med dette lenge og har pleid å vektlegge klima eller miljø med 20% i våre anskaffelser. Det skal ikke være noe spørsmål OM vi skal ivareta klima og miljø, men HVORDAN vi kan gjøre det best mulig sier Ine Høyer, Innkjøpsrådgiver og fagansvarlig for Grønne innkjøp i Lillestrøm kommune.

 

Standardisering og kunnskapsdeling

Er det noen som er usikre på hvordan de skal gå frem i en anskaffelse kan de henvende seg til Ine, som da vil sette av tid til å finne ut av hvordan det kan gjøres. Kunnskapen deler hun så med andre som kan ha nytte av det.

– En utfordring for offentlige oppdragsgivere er ofte tid, kapasitet og kompetanse. Dette har vi forsøkt løst ved å dedikere en del av min stilling til å holde meg oppdatert, så jeg kan bistå andre kollegaer og holde i utviklingsarbeidet. Er vi usikre på noe kan jeg bruke tid på det og så hjelpe de andre.

– Mye kan også gjøres med standardisering av malverk, og å lene seg på andre som har mer kunnskap og erfaring. Ine nevner bl.a. Svanemerket, Dyrevernalliansen og LUP som steder hun kan hente inn oppdatert kunnskap på hva som bør vektlegges for å få en mest mulig treffsikker utlysning, som igjen gir gode anskaffelser som fyller behovet de er ment å fylle.

Dialog som verktøy

Innkjøperne bruker også tidlig kontakt med tilbydere og dialog som verktøy for å gjøre gode anskaffelser. Innkjøpssjef Carl Henriksen har vært tilhenger av dette i mange år og forteller at det er derfor Lillestrøm kommune valgte å bli partner i LUP.

– Vi ville sette innkjøp på kartet. LUP har en arbeidsmetodikk vi tror på og mener er viktig. Dessverre er det mange som er redd for å snakke med leverandørene, i frykt for å gjøre noe galt som kan klages på i etterkant. Men før kunngjøring av et anbud kan man snakke med hvem man vil om hva som helst. Det handler om å hente inn kunnskap og gjøre utlysningen mest mulig treffsikker.

Forenkling og forbedring

Som en del av sitt målrettede arbeid med innovative anskaffelser har Lillestrøm kommune opprettet en egen arbeidsgruppe de kaller Forenkling og forbedring. Alle de 9000 ansatte i kommunen kan melde inn en ide eller en tanke. Deretter kobles en utreder eller prosjektleder på, som utreder hva dette innebærer av tid, ressurser og gevinster. Det ses også på hvor og når gevinsten vil komme.

Deretter utarbeides det en prosjektbeskrivelse og det avgjøres hvem som skal kobles på og delta videre – dette kan være it, helse eller andre. Til slutt legges det i kø hos innkjøp og blir til en anskaffelse.

– Vi har også klart å formalisere hvordan jobbe med klima og miljø, utdyper Carl.

Hva som skal dokumenteres, hvordan skal utlysningen utformes, hva skal være krav, hvilke sanksjoner kommer om leverandørene ikke følger opp, er eksempler på standardiserte malverk kommunen bruker i sine anskaffelsesprosesser. Dette gjør jobben enklere for innkjøperne og mer forutsigbart for leverandørene.

Grønn innkjøpsstrategi gjennomgående i alle anskaffelser

Gjennom god organisering, mye godt malverk og fokus på Grønn innkjøpsstrategi i bunn av alt arbeidet de gjør har Lillestrøm kommune dermed klart å sette fokus på klima og miljø i det aller meste av anskaffelser de gjør.

Bl.a. har det satt preg på arbeidet med teknologiløftet i helsesektoren. Selv om anskaffelsen ikke dreier seg om klima eller miljø direkte jobbes det likevel med å ivareta klima- og miljøhensyn. Det kan være så enkelt som å bruke teknologi folk har hjemme hos seg selv, i stedet for å innføre enda mer. Resultatet er ofte at det blir enklere for brukeren å bruke hjelpemidlene de får, fordi de er bedre integrert i hverdagen deres i utgangspunktet, og samtidig spares klima og miljø gjennom mindre ressursbruk. Løsningene kan også være billigere og bedre enn de ellers ville vært.

– Vi er opptatt av å bruke alle virkemidlene i lovverket i kombinasjon, for å oppnå det beste resultatet. Når vi utformer en anskaffelse søker vi å bruke krav og kriterier mest mulig effektivt. Dette er ikke nødvendigvis nybrottsarbeid, men det fungerer, sier Carl Henriksen.

Dersom inkøperne gjennom dialog med markedet finner at en ønsket løsning eller metode kan leveres eller oppnås av et stort nok antall leverandører stilles det heller krav til dette i spesifikasjonen eller kontrakten, enn å tildele på det. Videre kan det stilles krav til utvikling på området, gjennom for eksempel innfasing av en løsning eller metode i løpet av kontraktsperioden. Dersom innkjøper finner at modenheten i markedet innenfor den ønskede løsningen eller metoden er for lav til å stille krav om det, inntas det som krav til utvikling i tildelingen.

– Da oppnår vi forhåpentligvis det markedet er i stand til å levere på det gitte tidspunktet. Sistnevnte kan også brukes i kombinasjon med innfasing i kontraktsperioden. Vi er opptatt av å utfordre både oss selv og markedet, samtidig som vi spiller på lag med leverandørene, avslutter innkjøpssjef Carl Henriksen.

Etikk og menneskerettigheter i anskaffelser

Resultatene Lillestrøm kommune har oppnådd gjennom arbeidet med Grønn innkjøpsstrategi har vært så gode at de nå vil ta det enda et steg videre og skrive en ny Bærekraftstrategi som også inkluderer blant annet etikk og menneskerettigheter, som er en viktig del av FNs bærekraftsmål.

I anskaffelsen av en rammeavtale på solcellepaneler vektet innkjøperne i Lillestrøm etikk med 50%, for å motvirke tvangsarbeid. Det ble i tillegg stilt kvalifikasjonskrav på etikk. Tildelingskriteriet ble utformet på en måte som gjør det mulig for leverandørene å jobbe med å forbedre etikk og menneskerettigheter over tid – ikke som et absolutt og endelig krav om at alt må være på plass med en gang. På den måten bruker Lillestrøm sin innkjøpsmakt og tar ansvar for verden gjennom sine anskaffelser. Det kom inn åtte tilbud i konkurransen, og kommunen inngikk rammeavtale med to leverandører.

– Vårt bærekraftsarbeid er mye ildsjel-styrt, smiler Ine, men påpeker at det er viktig med forankring på ledernivå og i hele organisasjonen for å få omsatt strategi til praksis.

For å jobbe videre med det helhetlige bærekraftsperspektivet som også inkluderer etikk og menneskerettigheter har Lillestrøm kommune også en egen fagansvarlig for dette området.

Vi i LUP er imponert over hvordan Lillestrøm kommune har organisert seg med fagansvarlige, gode strategier og gruppen for Forenkling og forbedring. Dette er noe mange kan ha nytte av å kopiere eller inspireres av.

Vil du vite mer?

Om du ønsker mer informasjon om hvordan Lillestrøm er organisert, se på malverket deres eller vite mer om arbeidet med Strategi for grønne innkjøp og den fremtidige Bærekraftsstrategien kan du ta kontakt med innkjøpssjef Carl Henriksen.

Les eller last ned Lillestrøm kommunes strategi for grønne innkjøp her: https://www.lillestrom.kommune.no/globalassets/pdf/planer-og-strategier/strategi-for-gronne-innkjop.pdf

Lese mer? I denne artikkelen kan du lese om hvordan det jobbes med digitalisering i Lillestrøm kommune