Trondheim kommune: Erfaringer med Modulus barn

Siden 2016 har Trondheim kommune sammen med Bufdir, KS og syv andre kommuner jobbet for å få på plass nasjonale løsninger for et mer moderne barnevern. Tre av fire leveranser er på plass: Nasjonal portal for bekymringsmelding, Barnevernsfaglig kvalitetssystem (BFK) og Nasjonalt barnevernregister. Den siste leveransen, Digitale innbyggertjenester, er forventet klar rundt midten av 2024.

For å få utbytte av de fire leveransene, må alle norske kommuner anskaffe et fagsystem. I dag finnes det to slike systemer på markedet: Visma Flyt Barnevern og Modulus Barn. 21 kommuner har valgt Modulus Barn, inkludert de åtte kommunene i Digibarnevern. 130 kommuner har valgt Visma Flyt Barnevern.

– At en kommune skaffer et nytt fagsystem er nøkkelen til å få til de positive effektene i DigiBarnevern. Uten nytt fagsystem får man ikke gevinster fra de andre leveransene i DigiBarnevern, understreker prosjektleder i Trondheim kommune Marianne Solberg.

– Trondheim kommune har fått et saksbehandlingssystem som er mer moderne og mer tilpasset de arbeidsprosessene som vi ønsker at barnevernet i Trondheim skal jobbe etter. Gjennom Modulus Barn håper vi å få ut gevinster som gir blant annet høyere faglig kvalitet, juridisk støtte og mer systematikk i arbeidet.

I to år har Solberg ledet Digbart – digitalisering av barnevernet i Trondheim kommune. Solberg og prosjektgruppen i Digbart har jobbet med flere store endringsprosjekter for å få til overgangen fra papirbaserte prosesser til digitale prosesser. Innføringen av fagsystemet markerer at kommunen har kommet godt på vei.

Overgangen fra papir og brev

– Før var det sånn at vi skrev et brev i journalsystemet, vi printet det ut og fikk leder til å lese og skrive under på det. Så tok vi brevet og puttet det i en posthylle, deretter ble det scannet inn til fagsystemet av en kontoransatt, for så å bli sendt ut via post. Da tok det fort 14 dager fra brevet ble skrevet, til Ola fikk det i posten. Nå kan Ola få tiltaksplanen i Digipost samme dagen, og da har plutselig saksbehandleren 14 dager som kan brukes til tettere oppfølging av Ola, illustrerer Solberg.

Raskere kommunikasjon med tjenestemottakere har krevd store endringer i måten barnevernsansatte jobber på, og i Digbart har Trondheim kommune jobbet med mange ulike tiltak for å gjøre overgangen så bra som mulig:

– Det vi har gjort i organisasjonen er ulike typer modningsaktiviteter: Vi har brutt ned deler av leveransene, og jobbet sammen med barnevernet for å få til endring. Endring i måten man jobber på, endring i måten man tenker på og endring i måten man skjønner barnevern på.

Også arkivsystemet digitaliseres

For Trondheim kommune er det spesielt to store endringsprosesser de jobber med for å få fullt utbytte av Modulus Barn: Det første er digitaliseringen av økonomisystemet og arkivsystemet:

– Vi har vært en kommune med veldig mye papirer i barnevernet. Det har ikke vært et elektronisk arkiv – vi har vært på papir, understreker Solberg. – Så vi har brukt mye tid på å rydde i gammel data, gå igjennom alt av mapper og gjøre alle de tingene for å få til best mulig overgang.

Den andre store endringsprosessen er rapporteringen til Nasjonalt barnevernregister: Trondheim kommune har migrert og tilpasset store mengder data til Modulus Barn, og i september sendte de inn den første digitale rapporten til barnevernregisteret. De er dermed en av fire foregangskommuner som har fått på plass automatisert rapportering.

– Vi har jobbet knallhardt med å få det til. Målet i DigiBarnevern er at alle kommuner etter hvert skal kunne gjøre det samme, sier Solberg.

Smarte råd til kommuner som følger etter

Av de 21 kommunene som har valgt Modulus Barn, har 10 gått live med løsningen.

DigiBarnevern-kommunene har valgt å samordne seg i et samarbeidsforum for å bli enige om hvordan midlene til videreutvikling skal prioriteres. Det er åpent for andre kommuner som bruker Modulus Barn å bli med i samarbeidsforumet, gitt at de har satt av tilsvarende sum til videreutvikling.

Solberg kommer med noen generelle råd til kommuner som vil jobbe smart med implementering av nytt fagsystem:

– Kommunen må forstå kunderollen sin, og gjerne ha juridisk kompetanse både i selve anskaffelsen, men også etter at løsningen er tatt i bruk: Er løsningen sånn som kontrakten sa, og hvordan skal man tenke juridisk kompetanse i fem år fremover – slik at man kan få videreutviklingen på plass innenfor de rammene som er satt, sier hun.

Til prosjektledere hos kommunen har hun følgende råd:

– Vit hva som er viktig for deg som kunde, og hvordan du kan nå inn i en leverandør sitt system. Leverandøren sin prosjektleder bør være myndiggjort til å kunne ta avgjørelser på lik linje med prosjektleder hos kommunen, mener Solberg og presiserer: – Det er viktig at det er en symmetri og likhet i de leddene som samarbeider med hverandre på leverandørsiden og oppdragsgiversiden.

Er du en kommune og interessert i å anskaffe et fagsystem for barnevernet? På KS sine sider finner du tips, webinarer og eksempler på konkurransegrunnlag.