Registrering av mannskap på bygge- og anleggsplasser

Oslo kommune identifiserte at de hadde en utfordring med å holde kontroll på selskapene og mannskapene som arbeidet på deres byggeplasser. Oppfølging av leverandørene og hvorvidt de overholdt de ansattes rettigheter og øvrige krav var vanskelig og tidkrevende.

I 2015 utlyste de en anbudskonkurranse som ble tildelt Omega AS (senere skilt ut som et nytt selskap, HMSREG AS), hvor de fikk i oppdrag å utvikle et elektronisk system som skulle holde bedre kontroll på mannskapslister og aktørene de jobbet for.

HMSREG er et informasjonssystem som er utviklet for å motvirke arbeidslivskriminalitet og sosial dumping.

Det skybaserte verktøyet mottar, lagrer, kontrollerer og analyserer mannskapsdata, i tillegg til å registrere data om leverandørenes og underleverandørenes ivaretakelse av økonomiske forpliktelser.

Når mannskap benytter HMS-kortet for å komme inn på byggeplassen, registrerer systemet hvem som er på området, og hvem det er som har forlatt området. I systemet kan man se hvilken arbeidsgiver mannskapet er knyttet til, i tillegg til de avtalene som gjelder i prosjektet.

Systemet samler erfaringsdata, merknader og annen nøkkelinformasjon knyttet til leverandører og leveranser. Denne informasjonen kan sees på tvers av enkeltkontrakter og prosjekter slik at brukeren av systemet får en fullstendig oversikt.

– Tidligere ble det benyttet ulike mer eller mindre håndskrevne lister. Digitalisering muliggjør mer effektiv håndtering. Dukker det opp et mannskap på byggeplassen som ikke er knyttet til en avtale, får de ansvarlige i prosjektet opp et varsel i løsningen. Med flere slike varsler har man et godt grunnlag for å gjøre en risikovurdering av leverandørene og gjennomføre kontroller, forteller Bakke.

Løsningen er integrert med leverandørregisteret i StartBANK hvor det gjøres en sjekk av blant annet økonomien, skatt og mva-innbetaling i hvert enkelt selskap. Løsningen sjekker også om de følger kravene til faglærte håndtverkere og lærlinger, lønns- og arbeidsvilkår, samt gir oversikt over andelen ansatte som er fra bemanningsforetak gjennom integrasjoner med offentlige registre.

HMSREG jobber stadig med å videreutvikle løsningen slik at de kan møte nye krav fra kundene. Nye tjenester for rapportering av avfall og utslipp fra bygg- og anlegg forventes å være klart høsten 2023.

Bakke avslører at før han startet i HMSREG var han innleid konsulent i Oslo kommune, hvor han var med på å spesifisere behovet til nettopp denne anskaffelsen. Han forteller at det var utfordrende for kommunen å komme med åpne nok krav slik at leverandørene kunne levere sin beste løsning og kompetanse, og samtidig treffe på punktene i behovsbeskrivelsen.

– Det HMSREG gjorde riktig, var å bruke den unike tilgangen de hadde til viktig kompetanse i Oslo kommune. De var flinke til å tilpasse seg nye behov slik at det ble en god prosess. Det de endte opp med å levere var bredere enn behovsbeskrivelsen til Oslo kommune, sier Bakke.

I tillegg til å bruke HMSREG på byggeprosjekter, bruker Oslo kommune også løsningen for å holde oversikt over alle rammeavtaler og aktører knyttet til vedlikehold og renhold av sine bygg.

HMSREG har de største statlige aktørene innen infrastruktur på sin kundeliste: Statsbygg, Sykehusbygg, Nye Veier, Avinor, Bane Nor og Forsvarsbygg.

Alle fylkeskommunene i Norge bruker HMSREG gjennom en avtale med det interkommunale selskapet Vigo IKS.  Kommunesektoren er representert gjennom åtte av de største kommunene i Norge, inkludert Oslo kommune.

HMSREG er også brukt i Sverige.