Gjennomføre
— velge tilbud og inngå avtale

Det å velge en ny løsning er forbundet med risiko, men husk at etablerte løsninger også startet et sted. Grunnen til at man velger en innovativ anskaffelse er jo nettopp fordi eksisterende løsninger ikke er gode nok. Å velge en løsning som ikke tilfredsstiller brukernes krav vil jo også være forbundet med risiko.

Behovet for skikkelig forankring, som vi snakket om i steg to, skal understøtte vurderingen om å velge en løsning som man ikke nødvendigvis kjenner utfallet av på forhånd.

Les mer...

Kunngjøring av konkurransen

Kunngjøring er et av de viktigste virkemidler for å sikre konkurranse, forutberegnelighet og likebehandling av leverandørene. Anskaffelser over den nasjonale terskelverdi skal kunngjøres på Doffin og anskaffelser over EØS terskelverdier skal kunngjøres på TED (via Doffin) på fastlagte kunngjøringsskjemaer.

Markedsføre konkurransen

For å sikre god deltagelse i konkurransen er det viktig å invitere bredt, også utover tradisjonelle leverandører, når konkurransen er kunngjort. Ved å bruke sosiale media, som for eksempel LinkedIn, kan man nå ut til flere potensielle leverandører. Et godt eksempel er Avinor. De har laget en film hvor de etterlyser innovasjonspartnere til samarbeid om utviklingen av et system for automatisk bagasjehåndtering mellom bagasjehall og fly med mål om økt sikkerhet og forbedret effektivitet.

De fleste bransjer har næringsklynger, bransjeorganisasjoner (NHO, Virke m.fl) og interesseorganisasjoner som kan hjelpe deg med å spre invitasjonen og utlysningen av konkurransen til relevante leverandører.

Tilrettelegge for konsortier (søkergrupper)

I noen tilfeller må leverandører går sammen i konsortium (søkergruppe) for levere løsninger til det offentlige behovet. Da bør du som oppdragsgiver tilrettelegge for det. Her kan du lese mer om hvordan, og under verktøy og eksempler under kan du laste ned en skjema-mal for matchmaking du kan bruke.

Velge tilbud og inngå avtale

Formålet med dette steget å velge det beste tilbudet basert på de konkurranseregler som var satt for konkurransen. For å finne den leverandøren som blir kåret som vinner av konkurransen, er det flere aktiviteter som må gjennomføres.

Noen forhold som er verdt å merke seg spesielt for innovative anskaffelser og evaluering av tilbud:

Kompetanse til å evaluere – identifisere relevante forskjeller mellom tilbudene.
Innovative løsninger kan på kort sikt ha en merkostnad knyttet til seg. Hovedutfordringen i evalueringsfasen er derfor å vurdere tildelingskriteriene ut fra å få beste verdi over hele kontraktens levetid basert på anskaffelsens definerte budsjettramme.

Sjekkliste

Husk at det ikke er alle som følger med på Doffin. Du bør gjøre konkurransen kjent også på andre kontaktflater.
Du kan markedsføre konkurransen både på kommersielle flater, redaksjonelle flater, egne flater og i sosiale medier. Gjerne en kombinasjon av disse.
Det å lage en film, animasjon eller annen visuell behovsbeskrivelse kan forenkle formidlingen av det som er utfordringen, behovet og ønsket effekt (formål)
Spør gjerne om aktuelle næringsklynger, bransjeorganisasjoner og interesseorganisasjoner kan hjelpe deg med å spre invitasjonen og utlysningen for konkurransen.
Aktuelle universiteter, høyskoler og forskningsinstitusjoner kan både være potensielle deltakere i konkurransen, bidra til å formidle konkurransen eller bidra med rådgivning/sitte i jury.
I tilfeller der flere leverandører må samarbeide for å utvikle eller levere en helhetlig løsning bør som som oppdragsgiver oppfordre og tilrettelegge for det.

Verktøy og eksempler

Evaluering av tilbud - verktøy

Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har utviklet en verktøypakke for evaluering av tilbud.

Ta meg videre til mer veiledning på anskaffelser.no

Les mer om kunngjøringsplikten, de ulike formene for kunngjøring, frister og hvordan beregne kontraktens anslåtte verdi på anskaffelser.no

Les mer om hele prosessen med å velge tilbud og inngå avtale på anskaffelser.no