Konkurransegrunnlaget må være tydelig på hva din virksomhet har behov for, hva som er viktig for dere, hvilke formål og resultater dere ønsker å oppnå med anskaffelsen, slik at leverandørene kan levere inn sine beste tilbud til dere. Din virksomhet skal fokusere på hva behovet er og hvilket resultat dere ønsker å oppnå. Beskrivelser av typiske brukerhistorier kan være en god måte å illustrere behovet på i tillegg til en grundig behovsbeskrivelse med krav til ytelse og funksjon. Leverandørene sin oppgave er å tolke behovsbeskrivelsen og foreslå og beskrive en måte å løse behovet på.

Behovsbeskrivelsen skal angi hvilken jobb eller oppgave løsningen som anskaffes skal gjøre, og ikke være en detaljert beskrivelse av hvordan løsningen skal være. Med andre ord: du skal beskrive hva som skal oppnås, ikke hvordan.

Husk å hold konkurransegrunnlaget åpent, slik at du ikke begrenser hvilke leverandører som kan  delta i konkurransen. Minimer antallet absolutte krav og ta et aktivt valg til klima- og miljøkrav.

Tildelingskriterier

For å gi leverandørene insentiver til å tilby nye og bedre løsninger er det hensiktsmessig å bruke det beste forholdet mellom pris eller kostand og kvalitet. Det er mange sider ved en løsning det er mulig å innovere på, hvis det kun legges vekt på pris begrenses dette mulighetsrommet.  Å vektlegge det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet, vil også gjøre deg i stand til å finne det tilbudet som leverer best på de effektene dere ønsker å oppnå i kontrakten.

Kontraktsvilkår

Kontraktsvilkår bør også reflektere det som er mål for anskaffelsen, som muliggjør å ta ut nytten av den nye løsningen – gevinstrealisering. Pass på at konkurransegrunnlaget gir veiledning til leverandørene om kontraktsvilkår, hvordan effekter og resultater skal måles. Planlegg kontrakten tidlig i prosjektet og involver de relevante personene. For eksempel kan kontraktsvilkår tas opp i dialogen med leverandørene.

Les mer om hvordan du kan utforme en god kravspesifikasjon på anskaffelser.no

Les mer om hvordan du kan utforme gode tildelingskriterier på anskaffelser.no

Les mer om kontrakt og kontraktsvilkår på anskaffelser.no